I Ty masz prawo być sobą!

W pierwszej kolejności należy opracować tematykę warsztatów wpisujących się w koncepcję 4-O. Przykłady scenariuszy (po 2 warsztaty w każdym module), które były wykorzystywane na etapie pilotażu, znajdują się w załącznikach. W tym przypadku były to:

• w ramach modułu 1: Otwieranie – warsztaty „Mapa marzeń”, przygotowane na podstawie gry korporacyjnej, pozwalające przypomnieć sobie własne marzenia; warsztaty o emocjach towarzyszących opiekunowi lub opiekunce w wychowywaniu osoby z niepełnosprawnościami i/lub w spektrum autyzmu,
• w ramach modułu 2: Ogarnianie – warsztat dotyczący dzielenia się zadaniami i obowiązkami w codziennym życiu oraz warsztat kulinarny,
• w ramach modułu 3: Odpoczywanie – warsztaty tai chi oraz warsztat dotyczący wpływu stresu na ciało i konsekwencji odczuwania stresu w ciele w kontekście fizjoterapii,
• w ramach modułu 4: Odkrywanie – warsztat taneczny i warsztat rękodzieła.

Tematyka i liczba spotkań są zależne od trenerów bądź trenerek, z którymi uda się nawiązać współpracę.
Kluczowe jest, aby scenariusze wszystkich zaplanowanych warsztatów były dostosowane do uczestników i uczestniczek w każdym wieku, o różnej kondycji fizycznej (np. tai chi) oraz umiejętności w danym obszarze (taniec).

Rekrutacja powinna być ukierunkowana przede wszystkim na osoby, które najbardziej potrzebują udziału w warsztatach, tj. deklarują wysoką motywację do uczestnictwa w całym zaplanowanym cyklu, samodzielnych rodziców, opiekunów kilkorga dzieci itd.

Aby zachęcić potencjalnych uczestników i uczestniczki, można rozważyć refundację poniesionych kosztów podróży (w zależności od budżetu częściową lub całkowitą).

Przed uruchomieniem rekrutacji należy ustalić liczebność grupy. Z pilotażu wynika, że optymalną liczbą jest 10–12 osób – taka grupa umożliwia komfort pracy i integrację.

W formularzu rekrutacyjnym dobrze jest zadać pytania umożliwiające zorientowanie się w potrzebach i motywacji osób zgłaszających. W przypadku liczby zgłoszeń przewyższającej liczbę miejsc na podstawie tych odpowiedzi można dokonać wyboru uczestników i uczestniczek. W trakcie rekrutacji warto skorzystać z darmowych narzędzi umożliwiających stworzenie formularza zgłoszeniowego w formie online (np. Google Forms). Link do formularza oczywiście warto umieścić w ogłoszeniu promującym warsztaty.

Dobrym patentem jest też utworzenie szablonowych wiadomości e-mailowych – do instytucji i osób, które mogą przekazać informacje o warsztatach potencjalnym zainteresowanym oraz – na późniejszym etapie – do osób zakwalifikowanych na warsztaty oraz tych niezakwalifikowanych. To znacząco przyspiesza komunikację. W przypadku niezakwalifikowanych osób autorki innowacji zalecają, by zachęcić je do zapisania się na listę rezerwową (o ile nie utworzymy jej od razu). W wypadku zaplanowanych jednorazowych nieobecności uczestników będzie możliwość zaproszenia do udziału w warsztatach osób z listy rezerwowej.

W całym procesie rekrutacji trzeba pamiętać o przestrzeganiu przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (m.in. zaplanować proces zbierania zgód do publikacji wizerunków uczestników, pozyskać zgody uczestników do przetwarzania ich danych). Pomocne okażą się tutaj wskazówki zawarte w podrozdziale 5.3.2 poradnika Katarzyny Sadło „Rady na RODO” (https://innowacjespoleczne.pl/element_biblioteki/rady-na-rodo).

Trzeba także zapewnić dostępność całego cyklu dla osób ze szczególnymi potrzebami – uczestników i uczestniczek oraz ich podopiecznych, o których mowa jest w kolejnym podrozdziale. W tym celu innowatorki zalecają, aby w procesie rekrutacji zapytać przyszłych uczestników i uczestniczki, czy mają jakieś szczególne potrzeby względem dostępności (np. podjazdy dla wózków inwalidzkich, windy do wszystkich pomieszczeń, możliwy dostęp do wszystkich pomieszczeń z psem asystującym, dostosowanie prezentacji do potrzeb osób niedowidzących).

Kwestią wymagającą dodatkowej uwagi jest udział ojców w warsztatach. Na etapie pilotażu tylko jeden mężczyzna zdecydował się na uczestnictwo bez partnerki i zrezygnował na dość wczesnym etapie. Być może warto myśleć o warsztatach skierowanych do par lub grupy męskiej.

Ważnym elementem innowacji „I Ty masz prawo być sobą!” było zapewnienie w trakcie trwania warsztatów opieki nad dziećmi z niepełnosprawnościami i/lub w spektrum autyzmu, a pozostającymi pod stałą opieką uczestniczek i uczestników. Jeśli tylko zasoby na to pozwalają, warto o to zadbać.

Zgłaszanie chęci skorzystania z opieki dla dzieci powinno być możliwe już na etapie wypełniania formularza. Dzięki temu możliwy będzie udział rodziców samodzielnie wychowujących dzieci bądź znajdujących się w innej trudnej sytuacji życiowej. Dla wielu z nich może to być wręcz warunek udziału w programie.

Optymalnie jest zaplanować jednego asystenta bądź jedną asystentkę dla jednego podopiecznego lub jednej podopiecznej. W zależności od poziomu funkcjonowania podopiecznych można rozważyć opiekę jednej osoby nad dwójką dzieci.

Jak już wspominaliśmy w podrozdziale 4.4, w miejscu przeprowadzania warsztatów należy zapewnić salkę dla dzieci (lub salki w przypadku dzieci w różnym wieku lub różnie funkcjonujących), a także artykuły do zabawy i spędzania wolnego czasu.

Aby jak najlepiej zaplanować liczbę asystentów czy asystentek i przestrzeń, w której będą przebywać dzieci, innowatorki zalecają opracowanie formularza dotyczącego funkcjonowania dzieci. Może on zawierać pytania na temat umiejętności i ulubionych czynności, wskazywać potencjalne trudności, jakie mogłyby wystąpić w trakcie opieki nad podopiecznymi, wraz ze wskazaniem sposobów reakcji na te zachowania. Uczestnicy i uczestniczki zakwalifikowani do opieki asystenta nad ich dziećmi powinni przesłać uzupełnione ankiety w ustalonym terminie. Ważne jest, aby ankiety dotyczące funkcjonowania dzieci rozsyłać dopiero po zakwalifikowaniu do programu uczestnika bądź uczestniczki wraz z podopiecznym.

Przed warsztatami trzeba poinformować e-mailowo rodziców, których dzieci mają zapewnioną opiekę asystentów czy asystentek, aby na czas trwania warsztatów zaopatrzyli dziecko w zabawki, ulubione przedmioty, picie i jedzenie. Pozwoli to złagodzić stres w nowym otoczeniu.

Warto zadbać o ubezpieczenie uczestników i uczestniczek od następstw nieszczęśliwych wypadków. Spokój organizatorów jest bezcenny.

Innowatorki zalecają utworzenie szablonowej wiadomości e-mailowej przypominającej o nadchodzącym wydarzeniu, która będzie wysyłana do każdej zakwalifikowanej osoby. Wiadomość powinna być wysyłana w ustalonych odstępach czasu, np. zawsze tydzień przed wydarzeniem.

Wiadomość powinna zawierać szczegółową informację o:

• programie warsztatu,
• terminie wraz z godzinami jego trwania,
• lokalizacji, wskazówkach dojazdu komunikacją, parkingach,
• przygotowaniu się do wydarzenia (jeśli np. zalecany jest wygodny strój),
• sposobie zgłaszania nieobecności w sytuacjach losowych (w takich przypadkach można zaprosić osoby z listy rezerwowej).

Dodatkowo, jeśli planowana jest opieka nad dziećmi, wiadomość ta powinna zawierać także informacje o:

• przygotowaniu podopiecznych,
• sposobie zgłaszania nieobecności podopiecznego lub podopiecznej w sytuacjach losowych.

Przed każdym warsztatem należy zaplanować i zabudżetować:

• poczęstunek,
• materiały papiernicze,
• trenera lub trenerkę (jeśli tego wymaga tematyka warsztatu),
• asystentów i asystentki dla podopiecznych,
• sprzątanie po wydarzeniu,
• refundację kosztów podróży (o ile została przewidziana).

Zadaniem organizatorów i organizatorek jest:

• przygotowanie sali i poczęstunku,
• koordynowanie przebiegu wydarzenia,
• troska o potrzeby uczestników w trakcie wydarzenia,
• sprzątanie po wydarzeniu.

W miejscu wydarzenia warto:

• umieścić plakaty promujące wydarzenie (na zewnątrz i wewnątrz budynku),
• rozwiesić kierunkowskazy do sali, w której będą się odbywały warsztaty (jeśli jest taka potrzeba),
• przygotować salę w zależności od programu warsztatów (ustawienie stołów i krzeseł, zapewnienie niezbędnego sprzętu, np. rzutnika, głośnika)
• przygotować miejsce z poczęstunkiem,
• zadbać o formalności, takie jak lista obecności uczestników i uczestniczek oraz podopiecznych (jeśli jest wymagana), rozdanie identyfikatorów z imionami.

Poczęstunek w czasie warsztatu powinien być niedrogi, ale świeży i kojarzący się ze zdrowiem. Mogą to być napoje (kawa, herbata, woda, soki), owoce i surowe warzywa (np. marchew, łodygi selera, papryka), hummusy.

Optymalnie jest, jeśli poczęstunek serwowany jest w oddzielnej sali lub na korytarzu, aby nie rozpraszać uczestników w trakcie trwania warsztatów.

Doświadczenie z pilotażu podpowiada, że poczęstunek jest bardzo istotnym elementem integracji uczestników. Każda przerwa stwarzała wyjątkowe okazje do rozmów i sieciowania się uczestników.

W przypadku ograniczonego budżetu warto zapewnić przynajmniej napoje i wówczas wyraźnie wskazać w ogłoszeniu i korespondencji e-mailowej, że wyżywienie nie będzie zapewnione. Jeśli grupa uczestniczących osób jest znana organizatorowi, to można zaproponować składkowe przyniesienie czegoś na wspólny stół.

Szczegółowe scenariusze warsztatów, które były zorganizowane w trakcie pilotażu znajdują się w załączniku. Mogą one posłużyć do: powtórzenia całego cyklu warsztatów, tylko częściowego wykorzystania lub zainspirowania się.

Doświadczenie z pilotażu wskazuje, że jest istotne, aby każdy warsztat był realizowany według takiego samego planu, tj. trwał do 4 godzin, z czego pierwsze pół godziny przeznaczone było na rejestrację oraz swobodne rozmowy uczestników i uczestniczek, następnie 2–3 godziny z jedną lub dwiema przerwami na zajęcia z trenerem bądź trenerką, a ostatnie pół godziny na luźne rozmowy.
Pamiętaj!

Jednym z kluczowych celów cyklu warsztatów jest tworzenie się grup samopomocowych wśród uczestników i uczestniczek, dlatego konieczne jest zaplanowanie przerw i czasu na integrację.

Charakter bliskościowo-relacyjny innowacji sprawia, że należy skupić się na zachęcaniu osób uczestniczących w warsztatach do tworzenia wspólnej przestrzeni autentycznie wytchnieniowej. W praktyce sprowadza się to do komunikowania organizatorowi przez uczestników i uczestniczki na warsztatach swoich zwykłych potrzeb – małych gestów, które w codziennym życiu są dla nich rzadkością, np. zrobienia herbaty, kawy czy potrzebę zrobienia przerwy. Przez te kilka godzin mają oni doświadczyć szczypty… luksusu.

Pierwszy warsztat powinien przebiegać następująco:

• powitanie uczestników przez organizatora,
• krótkie omówienie założeń i planu całego cyklu,
• podkreślenie idei wytchnienia, samopomocy, samoopieki,
• podkreślenie, że przedstawiciele i przedstawicielki organizatora są dostępni dla uczestników i uczestniczek, oraz przypomnienie, że można ich prosić o zrobienie kawy, herbaty czy rozmowę,
• przekazanie zestawów powitalnych (patrz podrozdział 6.2),
• zsieciowanie wszystkich uczestników w jednej grupie na komunikatorze (np. w Messengerze) po zakończonym warsztacie.

Realizacja każdego kolejnego warsztatu powinna przebiegać według scenariusza lub ustaleń z prowadzącym bądź prowadzącą (np. trenerem). Spotkanie powinno zawierać kluczowe elementy nawiązujące do samoopieki:

• powitanie uczestników i uczestniczek,
• przypomnienie wszystkich modułów,
• podsumowanie warsztatów, które już się odbyły,
• przypomnienie o idei wytchnienia, samopomocy, samoopieki,
• przypomnienie, że przedstawiciele i przedstawicielki organizatora są dostępni dla uczestników i uczestniczek.

W trakcie ostatniego warsztatu warto zaplanować miłe i uroczyste zamknięcie całego cyklu, np. szampana (może być bezalkoholowy), wręczenie dyplomów, wspólną fotografię do albumu.

Po każdym warsztacie lub po zakończeniu całego cyklu należy dokonać refundacji kosztów podróży, a więc:

• uczestnicy i uczestniczki, którym refundacja została przyznana, powinni wypełnić wniosek, w którym wskażą numer konta bankowego do przelewu,
• w zależności od ustalonych zasad refundacji wniosek powinien zawierać wymagane załączniki (np. bilety PKP, PKS).

Przy tych czynnościach nadal trzeba pamiętać o zapewnieniu zgodności procedury z przepisami o ochronie danych osobowych.

W czasie pilotażowego wdrożenia innowacji sprawdziły się przede wszystkim:

• skuteczna promocja i duże zainteresowanie udziałem w warsztatach – innowatorki były zaskoczone bardzo dużym odzewem osób zainteresowanych udziałem. Program zakładał regularne uczestnictwo we wszystkich ośmiu spotkaniach, co dla rodziców dzieci z niepełnosprawnościami jest niewątpliwie ogromnym wyzwaniem;

• wsparcie przyjaciół i znajomych w rozpowszechnianiu informacji o warsztatach, np. poprzez udostępnianie postów z zaproszeniem do udziału w nich; założenie, że organizator (w tym wypadku innowatorki) są w czasie wydarzenia dla uczestników i uczestniczek, a nie odwrotnie, tak aby mogli oni poczuć prawdziwe wytchnienie oraz troskę kogoś innego o nich i ich komfort; drobne gesty ze strony innowatorek, polegające na przyniesieniu kawy czy herbaty, pozwoliły budować przekonanie uczestników i uczestniczek, że każdy zasługuje na to, aby być zaopiekowanym;
• zsieciowanie wszystkich uczestników i uczestniczek na grupie w komunikatorze Messenger – dzięki niej uczestnicy mieli częsty kontakt ze sobą i w naturalny sposób zaczęli sami budować grupę samopomocową oraz utrwalać nawyki z zakresu samoopieki; grupa zastąpiła początkowo planowane dwójki i trójki empatyczne;
• skrócenie dystansu poprzez zwracanie się od razu do siebie po imieniu oraz przygotowanie identyfikatorów z imionami uczestniczących osób;
• zapewnienie opieki nad dziećmi z niepełnosprawnościami i/lub w spektrum autyzmu w trakcie trwania warsztatów – dzięki temu mogli w nich wziąć udział rodzice, którzy nie mają wsparcia bliskich lub wychowują dzieci samodzielnie; z kolei wykwalifikowani i doświadczeni asystenci i asystentki sprawili, że dzieci były profesjonalnie zaopiekowane, a opiekunowie dzięki temu doświadczali autentycznego wytchnienia;
• poczęstunek i przerwy w trakcie warsztatów – rozmowy przy poczęstunku były istotnym elementem budowania relacji i grupy samopomocowej pomiędzy uczestnikami;
• relacjonowanie wszystkich wydarzeń w mediach społecznościowych – zdjęcia i krótkie filmiki uwieczniające momenty radości i wytchnienia przypominały uczestnikom i uczestniczkom o tym, co ich uszczęśliwia, i utrwalały nawyki z zakresu samoopieki; jednocześnie pozytywne reakcje i komentarze stanowiły skuteczną promocję całego cyklu warsztatów;
• podział obowiązków organizacyjnych w zespole i odpowiedzialność za swój zakres zadań.